Le contrôle Urssaf (contrôle comptable d’assiette) est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise, raison pour laquelle il est important d’en connaître les contours afin de mieux se préparer et d’en limiter les impacts.

Qui peut être contrôlé ?

Quels que soient votre activité et votre effectif, vous pouvez être contrôlé si vous êtes :

  • Employeur, personne morale ou physique, privée ou publique à titre professionnel ou en tant que particulier/employeur ;
  • Travailleur indépendant ;
  • Une personne versant des cotisations ou contributions auprès des organismes chargés du recouvrement des cotisations et contributions du régime général ou du régime agricole.

Comment êtes-vous informé du contrôle ?

L’inspecteur du recouvrement (en cas de contrôle sur place) ou le contrôleur (en cas de contrôle sur pièces) vous envoie un avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé réception au minimum 30 jours avant la date du début du contrôle (date de première visite ou date de début des opérations de vérifications). L’avis de contrôle est envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise mais le contrôle sera opéré sur l’ensemble des établissements de l’entreprise.

Si la date ne vous convient pas, vous pouvez contacter l’inspecteur (ou le contrôleur) afin de lui demander de reporter le jour du contrôle.

L’avis de contrôle mentionne une liste de documents à mettre à disposition de l’inspecteur (ou à envoyer au contrôleur). C’est une liste « type » donc vous n’êtes pas forcément concerné par l’ensemble des documents au vu de votre effectif ou de votre activité. D’autres documents pourront vous être demandés durant le contrôle.

Combien de temps dure le contrôle ?

Le début du contrôle correspond à la date de la 1ère visite de l’inspecteur (en cas de contrôle sur place) ; ou à la date à laquelle le contrôleur commence ses vérifications (en cas de contrôle sur pièces).

La durée totale du contrôle varie selon la taille, l’activité et les spécificités de l’entreprise. Vous pouvez à tout moment demander à l’inspecteur des précisions sur l’avancement de votre contrôle.

Remarque : le contrôle des entreprises de moins de 20 salariés (et des travailleurs indépendants) ne peut pas durer plus de 3 mois (délai maximum entre le début du contrôle et la date d’envoi de la lettre d’observations).

Cette période peut être prorogée une fois à votre demande ou par l’inspecteur : sauf cas particuliers, le contrôle ne peut donc pas durer plus de 6 mois !

Sur quelles périodes porte le contrôle ?

Le contrôle porte sur les cotisations et contributions non prescrites.

Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues.

Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.

À titre d’exemple, un contrôle réalisé en 2024 porte sur les cotisations et contributions dues au titre des rémunérations des années 2021, 2022 et 2023 pour les entreprises qui emploient des salariés ou pour les cotisants non-salariés agricoles.

Pour les travailleurs indépendants :

– si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2024, il porte sur les exercices 2022, 2021 et 2020 ;

– s’il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2023, 2022 et 2021.

Où se déroule le contrôle ?

Il faut distinguer le contrôle sur place de l’inspecteur et le contrôle sur pièces effectué par un contrôleur :

le contrôle sur pièces (qui ne concerne que les employeurs et travailleurs indépendants de moins de 11 salariés) :  il se déroule exclusivement dans les locaux de l’Urssaf ;

le contrôle sur place : il se déroule principalement dans les locaux de votre entreprise même si l’inspecteur peut travailler dans les locaux de l’Urssaf. Vous pouvez demander que le contrôle se déroule chez votre expert-comptable.

Comment se déroule le contrôle ?

Vous devez mettre à disposition de l’inspecteur (ou envoyer au contrôleur) tout document nécessaire à la réalisation du contrôle notamment :

  • les documents sociaux : les bulletins de paie, les livres de paie, les dossiers du personnel, les contrats de travail ; les contrats de mutuelle et prévoyance ;
  • les documents comptables : les bilans, les grands livres comptables, les fichiers des écritures comptables ;
  • les documents administratifs et juridiques : les statuts des sociétés, les procès-verbaux d’assemblée générale ; les contrats et accords d’épargne salariale ;
  • les factures des sous-traitants et les justificatifs de frais professionnels.

Cette liste n’est pas exhaustive : l’inspecteur ou le contrôleur peut vous demander des documents supplémentaires.

Les documents peuvent être mis à disposition « au format papier » et/ou de façon dématérialisée (format Excel ou PDF).

À l’issue des investigations, et avant l’envoi de la lettre d’observations, l’inspecteur ou le contrôleur doit vous proposer un entretien de fin de contrôle afin de vous expliquer les redressements chiffrés ou les observations qui vous seront notifiés.

Que se passe-t-il après le contrôle ?

À l’issue de chaque contrôle, un document daté et signé intitulé « Lettre d’observations » vous est obligatoirement adressé.

Ce document mentionne a minima (liste non exhaustive) :

  •  l’objet du contrôle ;
  •  les documents consultés ;
  •  la période vérifiée ;
  •  la date de la fin du contrôle ;
  •  les modalités et délais de réponse ;
  •  la possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix pour répondre aux observations de l’inspecteur (ou du contrôleur) ;

Vous pouvez donc nous envoyer GRATUITEMENT votre lettre d’observations et, Anthony (notre consultant qui a été inspecteur Urssaf pendant plus de 10 ans) analysera minutieusement chaque redressement afin de minorer son montant voire de le faire annuler !

  •  s’il y a lieu, l’absence de mise en conformité à la suite d‘observations formulées lors d’un précédent contrôle et l’application de majorations de redressement ou pénalités consécutives.

Pour chaque point faisant l’objet d’un redressement, le document précise le montant de la base de régularisation (assiette) ; le montant du redressement calculé sur l’assiette ; et le mode de calcul.

La lettre d’observations peut également faire état d’observations « pour l’avenir » qui vous invitent à modifier une ou plusieurs pratiques sans qu’un redressement chiffré ne soit envisagé.

La réception de la lettre d’observations clôt les opérations de contrôle au sens strict. Elle permet d’engager une période contradictoire : vous disposez d’un délai initial de 30 jours pour faire part, par écrit, de vos remarques, d’éléments nouveaux, de précisions ou compléments que vous jugerez nécessaires, ou de votre éventuel désaccord avec tout ou partie des constats.

Avant l’expiration du délai initial de 30 jours, vous pouvez demander une prolongation de 30 jours soit une période contradictoire totale de 60 jours. À défaut de réponse de l’inspecteur, la prolongation du délai est considérée comme acceptée.

Si vous ne contestez pas les redressements, la période contradictoire prend fin à l’issue du délai de 30 jours (ou 60 jours si vous avez demandé une prolongation). 

Si vous souhaitez contester les redressements, vous devez impérativement le faire avant la fin du délai imparti de 30 ou 60 jours (pour calculer les délais de contestation avec notre outil, cliquez ici). L’inspecteur (ou le contrôleur) est alors tenu de vous répondre : il doit apporter des précisions motivées à chacune de vos observations.

La réponse de l’inspecteur précise, pour chaque motif de redressement sur lequel vous avez formulé des observations, les montants qui sont annulés et les redressements qui sont totalement ou partiellement maintenus.

À l’issue du délai de 30 ou 60 jours, en l’absence de contestation de votre part ; ou après votre contestation et envoi de la réponse de l’inspecteur à vos remarques, l’Urssaf vous envoie :

  •  dans le cas d’observations pour l’avenir sans redressement : une décision confirmant la position de l’Urssaf à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;
  •  en cas de solde créditeur en votre faveur : une notification de crédit avec le montant qui vous sera remboursé dans un délai maximum d’un mois ;
  •  en cas de redressement chiffré : un document intitulé « mise en demeure » dans lequel sont notamment mentionnés pour la période contrôlée, les montants que vous devez payer, les références et les dates de la lettre d’observations initiale ainsi que, le cas échéant, celles du dernier courrier établi par l’inspecteur (ou le contrôleur).

Attention : cette réponse de l’inspecteur marque la fin de la période contradictoire et n’ouvre pas de nouvel échange : vous ne pouvez plus contester les redressements auprès de l’inspecteur !

Se faire assister GRATUITEMENT par un ancien inspecteur Urssaf pour la rédaction du courrier de contestation est donc la meilleure solution !

La saisine de la commission de recours amiable

Si vous n’avez pas contesté les redressements auprès de l’inspecteur pendant la première période contradictoire ou si vous l’avez fait et que l’inspecteur a maintenu sa position initiale, vous avez encore la possibilité de contester les redressements en saisissant la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf.

Vous disposez d’un délai de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure pour saisir cette commission. Un accusé de réception de votre demande vous sera adressé. Cette procédure est gratuite.

Ici encore, Anthony, notre consultant rédigera GRATUITEMENT votre saisine de la CRA après une analyse minutieuse des redressements pour tenter de minorer leur montant voire de les faire annuler !

En cas de contestation devant la CRA, vous n’êtes pas tenu de payer les sommes réclamées mais attention la saisine n’interrompt pas le cours des majorations de retard.

Après analyse de votre contestation, la CRA vous envoie en LRAR sa décision qui détaille par motif de redressement, les montants qui sont annulés et ceux qui sont maintenus. Elle indique également les délais et les voies de recours.

Vous pouvez contester la décision de la CRA devant le tribunal judiciaire dans le délai de deux mois à compter de sa réception. Au-delà, cette décision devient définitive. La saisine de la CRA est un préalable obligatoire à la contestation devant les tribunaux judiciaires.

Si la commission de recours amiable ne vous a pas répondu dans le délai de 2 mois qui suit la réception de votre demande, vous pouvez considérer votre demande comme rejetée.